Shape Up, l’organisation produit à la sauce Basecamp

Auteur

Johan

Date

10/12/2020

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Ces derniers temps, une nouvelle organisation produit, Shape Up, semble émerger et séduire un nombre grandissant d’organisations. Alors, quels sont ses atouts face aux frameworks existants ?

Les frameworks agiles comme organisation produit

Le bon vieux board Kanban. Indémodable.

Les principaux frameworks agiles utilisés

Avant d‘aborder Shape Up de manière détaillée, prenons un peu de recul, et revenons aux principaux modes d’organisation produit que vous devez déjà connaître : les méthodes agiles. Vous évoluez sûrement déjà dans un environnement agile, en utilisant des méthodes comme Scrum, Kanban, XP ou même des frameworks d’agilité à l’échelle comme SAFe, Spotify ou LeSS. Depuis 2001 (et l’édition du manifeste agile), les méthodes agiles tendent à se déployer dans de nombreux environnements, et ont vraiment révolutionné notre manière de travailler et de créer des produits digitaux.

En quoi Shape Up est différent de ces frameworks ?

Contrairement aux méthodes agiles auxquelles nous sommes confrontés habituellement (Scrum, SAFe), Shape Up n’est pas un cadre méthodologique prêt à l’emploi, dont les modalités d’application sont clairement explicitées (on peut penser au Scrum Guide par exemple). Il s’agit avant tout d’une boîte à outil. Cela ne va pas révolutionner notre manière de travailler, mais plutôt nous outiller dans notre quotidien, et faire infuser certains concepts clés.

 

Au-delà de ça, Shape Up préconise de s’inscrire dans des cycles plus longs. L’idée est de pouvoir embarquer des sujets sans devoir les segmenter pour qu’ils rentrent dans des sprints courts de 2 semaines. En misant sur des cycles de 6 semaines, on garde la dynamique dans la réalisation, sans la perturber avec le lot d’évènements qui accompagnent la fin et le début d’un sprint.

Shape Up, un framework imaginé par Basecamp

Plutôt abstrait, non ?

Les origines de la méthode

Shape up a émergé en 2019, à travers un livre rédigé par Ryan Singer, en charge de la stratégie produit chez Basecamp. Il s’agit donc de leur méthode utilisée pour développer leur offre. Pour ceux qui ne connaissent pas Basecamp, il s’agit d’une entreprise qui édite une solution de gestion de projet et de communication interne. Au-delà de leur solution Basecamp, ils sont aussi connus pour leur culture de l’innovation, avec des initiatives comme la boîte mail Hey, ou encore, d’un côté plus tech, en étant les initiateurs de Ruby on Rails

 

La promesse Shape Up

Shape Up s’adresse aux équipes qui ont du mal à délivrer des produits porteurs de valeur dans les délais impartis. L’objectif est simple, il s’agit d’éviter de subir les contraintes au jour le jour, et ne de ne pas tomber dans le piège des très gros projets sans limites claires. Ainsi, on améliore également la collaboration et l’engagement dans l’équipe. Ce sont les problèmes rencontrés par Basecamp qui les ont amenés à mettre en place ce framework, et ainsi de trouver de nouvelles manières d’adresser ces challenges.

 

Pour ce faire, il faut rendre désirable le projet pour les équipes. Pas seulement au niveau des résultats attendus, mais aussi dans la manière dont il est imaginé, conçu et construit.

Concrètement, comment ça marche ?

Le process Shape Up se décompose en quatre grandes étapes, que nous allons détailler ensuite :

  1. Shaping : définir le problème à résoudre et la solution à y apporter, en allant jusqu’au bon niveau de détail.
  2. Betting : pitcher les différents sujets “shapés” et choisir ceux sur lesquels on avance.
  3. Build : construire la solution imaginée, avec une équipe pluridisciplinaire et autonome dans son organisation / dans sa prise de décision.
  4. Cool Down : permettre aux équipes de souffler et de préparer à la suite.

Shaping

C’est une équipe plutôt senior qui sera en charge de cette phase de shaping. Cette équipe ne sera pas en charge de la phase de “Build” ensuite. Il s’agit de définir le problème à résoudre, et de trouver la bonne solution à y apporter. Toute la difficulté de cette phase vise à trouver le bon équilibre : assez concret, pour que l’équipe de réalisation puisse se projeter, mais pas trop restrictive, pour qu’ils puissent y mettre leur patte et leurs idées.

Betting

Les sujets “shapés” sont ensuite présentés au management, en présence de quelques membres senior de l’équipe. Ensemble, ils décident quels sont les sujets qui partent pour le prochain cycle, et ceux qui sont abandonnés. Les projets “shapés” et abandonnés ne sont pas nécessairement maintenus dans un backlog. Shape Up conseille au contraire de ne pas maintenir de backlog, cela permet au sujet important de réemerger d’eux-même plus facilement.

Build

C’est ici une équipe opérationnel et pluridisciplinaire qui prend le relai. L’équipe se charge de livrer les projets “shapés” et validés lors de la Betting Table. Elle a la responsabilité de cette phase de “build” et doit avoir assez de consignes pour pouvoir dérouler, et en même temps être autonome dans sa prise de décision pour prendre du plaisir à concevoir ce produit.

 

Le cycle de build se veut assez long (6 semaines chez Basecamp), et s’adapte suivant vos contraintes. Au bout de ces 6 semaines, soit le projet est terminé, soit il est tué. On peut parfois prolonger un sujet pour le terminer, mais cette pratique n’est pas encouragée.

Cool Down

Cette phase doit permettre aux équipes de souffler et de prendre un peu de recul pour penser à la suite. On peut voir cette période comme un “buffer” entre deux phases de build pour les équipes de réalisation.

 

Pendant cette période, ils peuvent travailler sur ce qu’ils veulent. Généralement, ce temps est utilisé pour traiter des bugs, explorer de nouvelles idées, ou encore essayer de nouvelles technologies.

Au-delà de ces 4 phases

Shape Up se structure autour de ces 4 phases, mais ce qui fait sa singularité, c’est aussi toute la boîte à outils que le modèle met à votre disposition. Je ne peux que vous encourager à aller lire le livre si vous souhaitez en savoir plus !

Quels sont les premiers retours ?

Plutôt enthousiastes à première vue !

Tout d’abord, soyons transparents : je n’ai jamais travaillé dans un environnement qui s’organise autour de Shape Up. Toutefois, j’ai lu beaucoup de retours sur ce modèle d’organisation.

 

Quelques points en particulier paraissent très intéressants :

  • L’équipe en charge du build a le contrôle total pendant les 6 semaines que dure le cycle. Cela permet de vraiment leur donner le pouvoir sur la réalisation du produit, et constitue un moteur fort pour des équipes motivées et engagées.
  • La boîte à outils est particulièrement intéressante et peut compléter aisément d’autres frameworks. On peut penser à scrum qui parfois reste flou sur les outils à notre disposition, quand Shape Up propose une boîte à outils assez complète.
  • Scrum peut parfois être fatiguant pour les équipes. La phase de Cool Down me paraît être une bonne approche pour faire respirer l’équipe et leur permettre de progresser dans leur pratique. C’est assez similaire à ce que l’on peut retrouver dans d’autres frameworks comme SAFe avec l’iteration IP.
 

Au-delà de ces bons retours, il y a tout de même quelques points d’attention :

  • La phase de shaping est menée exclusivement par une équipe senior, dont le travail est régulièrement mis de côté. Une source de gaspillage non négligeable si on ne balance pas correctement ses efforts.
  • Shape Up ne me parait pas très scalable, sur des projets très complexes ou plusieurs équipes doivent collaborer ensemble. Ca irait à l’encontre de la méthode, qui préconise de toutes petites équipes.
  • Le process, en particulier sur la betting table est assez descendant. Le travail à réaliser est vraiment sélectionné par les managers, et peut déresponsabiliser une partie des équipes en charge du build.

Et alors, on se lance ?

A priori, c’est oui.

Pas facile de se lancer dans une méthode comme Shape Up. Avec des cycles de 6 semaines, le coût d’implémentation est loin d’être nul. De plus, je doute que le framework soit facilement adaptable à l’échelle. Donc la cible de ce framework reste assez limitée.

 

Néanmoins, si votre organisation est mature, et vos projets d’une complexité raisonnable, alors je pense vraiment que ce cadre méthodologique mérite que vous vous y attardiez ! Il fourmille de bonnes idées, et si vous n’adoptez pas toutes les pratiques, vous en trouverez sûrement quelques-unes à reprendre dans votre quotidien, peut-être même au sein d’un autre framework.

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