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10 essentiels pour débuter avec Trello !
Il existe une multitude d’outils pour vous aider dans le pilotage de votre projet, activités, produits, réunions, …..
J’ai choisi de vous en faire découvrir un qui offre une approche collaborative, simple, visuelle et accessible à tou.te.s, tout en offrant des fonctionnalités plus poussées pour ceux qui le souhaitent !
Il s’agit de l’outil Trello !
Trello appartient au groupe "Atlassian" qui possède Jira, Confluence, … ce qui permet de créer des liens entre leurs différents outils !
Pour ceux qui veulent découvrir ou débutent sur Trello, vous trouverez les essentiels à connaître avant de se lancer dans l’outil !
💡Pour les plus averti.e.s, un petit coup d'œil sur la dernière section pourra peut-être vous faire découvrir deux, trois choses !
Voici un récapitulatif des items abordés :
Basics 💻
- #01 - Créer son espace de travail et inviter son équipe
- #02 - Créer son 1er tableau, et plus si besoin
- #03 - Partager son espace, ses tableaux aux membres
C’est parti 🚀
- #04 - Définir ses listes afin d’organiser et hiérarchiser son tableau
- #05 - Ajouter les cartes associées (tâches) à chaque liste
- #06 - Compléter ses cartes
- #07 - Déplacer ses cartes
- #08 - Filtrer ses cartes
- #09 - Archiver une liste ou une carte
Aller plus loin 🎉
- #10 - Quelques raccourcis utiles
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BASICS 💻
#01 - Créer son espace de travail et inviter son équipe
Lors de votre arrivée sur Trello, la première étape est de créer votre espace de travail.
⭐Qu’est-ce qu’un espace de travail ?
C’est un espace de navigation pour vous et votre future équipe dans lequel vous retrouverez les paramètres de l’espace, les différents tableaux, la gestion des membres de votre équipe.
Pour la création, rien de plus simple :
- Rendez-vous dans le menu header en haut de page
- Clic sur le bouton “Créer”
- Clic sur “Créer un espace de travail"
Vous arriverez sur cette fenêtre, où il vous faudra remplir :
- Nom de l’espace - Obligatoire
- Type d’espace de travail - Obligatoire
- Description - Facultative, mais intéressant pour présenter l’espace aux futur.e.s membres
Une fois cette étape validée, il va maintenant falloir inviter votre équipe.
Pour cela, vous aurez juste à rentrer leurs adresses emails dans le champ dédié ou bien en leur transmettant le lien unique.
Cette action peut être faite plus tard dans le temps, il n’est pas obligatoire de la faire pour finaliser la création de votre espace !
#02 - Créer son 1er tableau, et plus si besoin
Une fois cette étape passée, nous allons aborder maintenant la notion de tableaux !
⭐Qu’est ce qu’un tableau et pourquoi ce vocabulaire ?
L’outil Trello est inspiré d’une méthode agile, Kanban, et particulièrement de la formalisation visuelle et simple de son tableau de flux d’informations.
Ce tableau va permettre de lister sous forme de colonne les étapes importantes, dans lesquelles des actions, tâches vont être positionnées selon leur statut.
L’objectif est de suivre l’avancement et piloter les différentes tâches, actions visuellement et collaborativement.
Ce découpage simple est très souvent utilisé pour démarrer !
Vous pourrez bien sûr créer autant de tableaux que nécessaire, si par exemple vous gérez différents produits, activités, projets,....
Tous vos tableaux créés au sein de votre espace de travail se retrouveront facilement dans celui-ci (avec une option de mise en favori).
- Possibilité de choisir le fond qui se trouvera derrière votre tableau - Cette fonctionnalité sera accessible à tout moment dans le menu.
- Il y a 3 niveaux de visibilité :
Privé : uniquement visualisé par vous et les membres invités sur ce tableau uniquement
Espace de travail : visualisé par les membres de l’espace
Public : par tout le monde sur internet
- Si vous avez besoin d’inspiration, n’hésitez pas à utiliser un modèle pour commencer ! Vous pourrez le customiser à votre guise !
#03 - Partager son espace, son tableau aux membres
Une fois créé, qu’il s’agisse de votre espace de travail ou bien de votre tableau, vous pouvez à tout moment le partager à un ou plusieurs membres de votre équipe en toute simplicité !
Pour ajouter un membre à votre espace de travail :
Se rendre dans le menu de gauche, et cliquer sur “Membres”
Pour ajouter un membre à votre tableau uniquement :
Une fois sur votre tableau, se rendre dans le menu du haut, et cliquer sur “Partager”
Vous venez de voir un aperçu des basics de Trello, vous êtes prêt.e.s pour découvrir le cœur de Trello !
C’est parti 🚀
#04 - Définir ses listes afin d’organiser et hiérarchiser son tableau
Une fois que vous avez réfléchi en amont sur les différentes étapes et comment organiser votre tableau, la création des différentes colonnes, appelées “Liste” dans Trello est une formalité !
Toutes vos listes sont modifiables à tout moment.
Comme indiqué juste avant, pour démarrer, vous pourrez créer 3 colonnes :
- À faire 🫵 / En cours 💪 / Terminé ✌️. Elles vous permettront d’appréhender facilement l’outil !
#05 - Ajouter les cartes associées (tâches) à chaque liste
Vous avez défini vos différentes listes, nous allons découvrir maintenant comment créer des tâches, actions, appelées “Cartes” dans Trello.
Vous allez pouvoir créer le titre de chaque carte rapidement dans chaque liste !
#06 - Compléter ses cartes
Une fois vos cartes créées, il est important de les compléter avec toutes les informations nécessaires afin que tous les membres puissent les comprendre !
Il vous suffira de cliquer sur une carte afin d’ouvrir la fenêtre permettant de les compléter.
Au delà d’ajouter une description, plusieurs options vont s’offrir à vous grâce aux items situés à droite :
- Membres : Identifier un membre de l’équipe sur cette carte
- Étiquettes : Associer une étiquette - cela permet d’associer une carte à une catégorie particulière qui sera défini par vous - Nous verrons cette fonctionnalité dans l’article “ se perfectionner sur Trello” prochainement !
- Checklist : Insérer une liste d’actions à faire pour cette carte
- Dates : Ajouter une deadline à cette carte et définir un rappel
- Pièce jointe : Insérer tout élément utile à la compréhension de la carte
- Image de couverture : Ajouter une image ou une couleur
Il existe beaucoup de façons de compléter ses cartes, je vous ai juste listé les principales et surtout les plus faciles à mettre en place !
💡Les autres fonctionnalités seront à découvrir prochainement !
#07 - Déplacer ses listes, cartes - Drag & drop
Parce qu’une vidéo vaut mille mots, voici comment déplacer de manière hyper simple vos éléments !
#08 - Filtrer ses cartes
Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous avez de nombreuses cartes ou de nombreuses listes !
Il suffira de vous rendre sur le bouton “Filtre” dans le menu du haut du tableau.
Plusieurs options s'offriront à vous :
- Champ de recherche
- Par membre
- Par date limite
- Par étiquette - ne vous inquiétez pas, je vous expliquerai cette notion dans le prochain article !
#09 - Archiver une liste ou une carte
Dernière fonctionnalité importante à connaître car il peut arriver que le projet, produit, … évolue et que vos cartes ou listes ne soient plus d’actualité !
Pour cela, il vous suffira d’archiver la liste ou la carte souhaitée.
💡Une fois archivée, la carte ou la liste sera toujours accessible via le menu à droite. Vous aurez la possibilité de la rétablir et la faire réapparaitre sur le tableau !
Pour les cartes uniquement, il sera également possible de les supprimer définitivement.
Je vous invite à découvrir comment réaliser tout ça en vidéo !
Aller plus loin 🎉
#10 - Quelques raccourcis utiles
Afin de gagner du temps, Trello propose pas mal de raccourcis clavier !
Je vous liste les plus intéressants :
- Touche Q : Visualiser rapidement toutes vos cartes sur le tableau
- Touche F : Ouvrir la fonctionnalité “Filtre”
- Touche X : Supprimer tous les filtres actifs
- Survol d’une carte + espace : Vous attribuer cette carte
- Survol d’une carte + touche M : Attribuer à un membre
- Survol d’une carte + touche D : Ajouter une deadline
Il en existe d’autres mais ceux-ci vous seront bien utiles dans un premier temps !
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Pour finir, j’espère que vous avez pu découvrir Trello de manière simple. Et si vous n’en avez pas eu assez, il y en a d’autres qui sont à venir prochainement !
🚀Si vous avez des questions, des doutes ou besoin d’un conseil, n’hésitez pas à solliciter notre équipe d’experts, ils vous répondront avec plaisir !
