Le bon mix pour réussir vos ateliers à distance !

Auteur

Anne-Lise

Date

25/02/2021

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Voici un cocktail dont vous avez bien besoin en ce moment. Il est LE remède à votre détresse de devoir animer toutes vos réunions et autres ateliers collaboratifs à distance. Il peut se boire à tout moment de la journée, avec de la glace et au shaker, j’ai nommé :   LE LONG ONLINE FACILITATEUR

En vous dévoilant la recette du LONG ONLINE FACILITATEUR, nous allons vous donner les clés pour animer vos réunions, workshops et autres ateliers collectifs à distance. Qui a dit que l’intelligence collective ne pouvait pas se pratiquer à distance ?

 

Comme toujours nous vous proposons cette recette en deux façons :

CHOISISSEZ LES BONS OUTILS 

“ Sélectionnez vos ingrédients ” 

Vos outils d’animation sont au centre de la relation avec et entre les participants. Bien les choisir vous permettra de mettre toutes les chances de votre côté afin que votre atelier soit un succès. Les outils doivent être accessibles facilement (par lien, sans login, disponibles à l’avance), aisément pris en main par tous et ne doivent pas compliquer les échanges inutilement. Chez Bewizyu nos chouchous sont : 

– Pour communiquer : Zoom et Discord (top pour créer des groupes), GoogleMeet 

– Pour le tableau blanc interactif : Mural (+++), Miro (++), Jamboard 

– Pour créer de l’interactivité facilement : Mentimeter (+++), Kahoot (+++)

 

 

UTILISEZ LES ICEBREAKER ET ENERGIZER ADAPTÉS

“ Versez et shakez, shakez ” 

A distance, il peut être difficile de créer un sentiment de proximité avec les participants. Libérer l’espace mental de tous est d’autant plus compliqué à faire quand personne n’a bougé de sa chaise et que les participants ont juste ouvert un nouvel onglet dans leur navigateur pour faire… ENCORE UNE VISIO ! 

C’est là qu’interviennent les Icebreakers et autres petits jeux pour détendre l’atmosphère et faire rapidement comprendre à votre auditoire que cette visio ne sera pas comme les autres. 

Chez Bewizyu, on aime beaucoup les icebreakers de type : Dingbats (sorte d’énigmes visuelles), les superpouvoirs, la météo avec des avatars, blindtest de film, ou encore le détournement de jeu comme Contrario, Concept, Duplik ! 

 

ADAPTEZ ET PRÉPAREZ VOS ATELIERS

“ Anticipez la glace à l’avance ”  

Même s’il faut vous laisser la possibilité d’ajuster un timing, d’adapter une question au dernier moment, votre atelier doit être minutieusement pensé et préparé en amont. 

Vous devez vous demander :

– Quels sont les formats d’activités les plus adaptés pour atteindre mes objectifs ? 

– Est-ce que c’est réalisable à distance ?

– Sinon comment pourrais-je l’adapter ?

Le temps de préparation est essentiel (même si vous êtes le roi de l’impro), vous ne serez que meilleur animateur et à l’écoute si vous êtes concentré uniquement sur ce rôle. Préparez des canevas à l’avance, avec des gommettes, post-its virtuels, etc.

Avec la visio, on perd le bénéfice de faire sortir les participants de leur cadre de travail habituel et on perd aussi plus vite leur attention donc pensez à rythmer vos activités et privilégiez plusieurs formats d’exercices courts. 

Cependant, attention à ne pas trop varier les outils que vous utilisez (Mural, Jamboard…) car le temps d’apprentissage à chaque fois peut ralentir considérablement votre atelier. 

Essayez d’avoir des supports de présentation et canevas autoportants. La présentation des exercices doit être la plus explicite et pédagogique possible pour gagner en fluidité.  

 

 

ASSUREZ VOUS DE NE PERDRE PERSONNE

“ N’oubliez pas le jus de citron ” 

Les participants sont chez eux et comme chacun le sait, cela apporte son lot de distractions. 

De plus, il est très facile de se “cacher” derrière son écran. Caméra éteinte, micro coupé et hop on ne me voit plus ! Invitez les participants à allumer leur caméra (quand cela est possible) pour garder du lien. N’hésitez pas à impulser une dynamique en appelant les participants par leur prénom un à un. “Et vous “prénom” vous en pensez quoi ?” A distance, un simple regard vers une personne n’est pas suffisant. Il faut donc aller les chercher un peu plus. 

 

ANTICIPEZ LES PROBLÈMES TECHNIQUES ET PRÉVOYEZ DU TEMPS POUR GÉRER LES IMPRÉVUS 

“ Vérifiez votre shaker ” 

Les problèmes techniques sont clairement le fléau des ateliers à distance. On peut très vite perdre un participant et ce n’est appréciable pour personne : le participant se sent exclu, le groupe perd du temps et de l’attention, l’animateur voit son timing exploser et son groupe se disperser pendant qu’il essaie de solutionner le problème. Beaucoup de raisons pour lesquelles il faut limiter les risques en amont, en demandant aux participants de vérifier leurs connexions, micros et caméras avant le début de l’atelier, afin qu’ils aient bien accès aux outils qui vont être utilisés (certaines entreprises bloquent des outils).   

Par ailleurs, le jour J prévoyez du temps pour l’apprentissage des outils et intégrez des petits exercices ludiques dédiés à votre programme. Chez Bewizyu on aime bien les “mini- icebreaker” qui permettent la prise en main de l’outil. Par exemple, pour tester Mural : “Créez un post-it avec votre prénom et allez chercher un emoji qui représente votre humeur du jour”. Et hop 2 en 1 !  

Enfin, parce que vous n’êtes pas dieu, prévoyez aussi un temps de marge pour les imprévisibles !  

 

CRÉEZ DU LIEN ET DE L’INTERACTIVITÉ MÊME A DISTANCE

“ Dégustez en bonne compagnie ”

C’est toujours mieux quand on se voit ! Demandez d’activer les caméras dans la mesure du possible. Expliquez aussi aux participants qu’ils peuvent utiliser le tchat. En effet, les outils de communication en sont presque tous dotés et cela permet de facilement poser une question ou faire une remarque sans couper la parole. 

Pour certains, il sera d’ailleurs plus aisé de passer par ce canal écrit que de prendre la parole en public. N’hésitez pas à vous en servir en alternance avec d’autres moyens de communication. 

Pour détendre l’atmosphère et créer du lien, un brin d’humour ne nuit pas, bien au contraire. Emprunter un ton détendu dans vos interventions aidera à instaurer un bon climat pour favoriser la prise de parole des participants. 

 

FAITES DES PAUSES ET NE PRÉVOYEZ PAS TROP LONG

“ Variez les plaisirs ”

La lassitude des visios en continu, la fatigue qui arrive plus rapidement sur un écran… Autant de raisons pour prévoir des ateliers pas trop longs. Si vous avez besoin de plus de 2H pour traiter votre sujet, faites des pauses café ou des pauses jeux pour garder les esprits vifs et énergiques.

 

 

ORGANISEZ VOTRE ESPACE DE TRAVAIL POUR FACILITER AU MIEUX

“ Préparez votre plan de travail ”

Pour bien animer votre session, pensez à votre confort de travail. Vous allez devoir switcher entre les fenêtres du navigateur et les outils. Présenter, accepter un participant retardataire, voir la tête des participants, utiliser le tchat et d’autres différents outils… C’est pourquoi nous vous conseillons fortement deux écrans et de bien installer vos différentes fenêtres. 

Il est également important que les participants vous voient bien, donc choisissez un bon éclairage.

 

PROFITEZ DES AVANTAGES DE LA DISTANCE (Oui oui il y en a !) 

“ Buvez et savourez ! ”  

A distance, c’est plus facile de réunir les bons interlocuteurs. Pas de déplacements. 

A distance, il est plus aisé de caler plusieurs sessions courtes à différents moments. 

A distance, la création des livrables se fait quasiment en instantané si vous utilisez un tableau interactif et que vous avez bien préparé votre board. Gain de temps 😉 ! 

 

C’est prêt ! Plus qu’à déguster ! 

Comme on vous le dit, rien ne vaut la pratique alors lancez-vous en suivant la recette ! Et, si vous avez encore des doutes n’hésitez pas à solliciter notre équipe de facilitateurs. Ils seront ravis de vous aider à animer vos sessions d’atelier collaboratifs à distance ! 

Vous désirez voir notre carte des cocktails ? Vous pouvez la consulter ci-après : Mojito Thinking, Usertest Lagoon, Prototypacolada, Pitchini, Caipicreativity.

À bientôt pour une nouvelle recette…🍹